Вставляешь ссылку в форму — сценарий скачивает трек, сохраняет файл в SeaTable и ведёт учёт в Microsoft SQL.
Чтобы заявки из SeaTable сами попадали в Microsoft SQL, достаточно готового сценария — без ручного переноса и потерь.
Настроить такую автоматизацию (SeaTable + Microsoft SQL) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.