Вставляешь ссылку на видео — сценарий делает MP3, кладёт файл в Box и присылает ссылку на Microsoft Outlook.
Интеграция Box и Microsoft Outlook собирается из готового сценария — вот как он устроен по шагам.
Настроить такую автоматизацию (Box + Microsoft Outlook) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.