Сценарий читает письмо о возврате, находит заказ, проверяет условия и отправляет клиенту ответ, записывая всё в таблицу.
Перенос данных из Microsoft Outlook в mailopost делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Настроить такую автоматизацию (Microsoft Outlook + mailopost) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.