Сценарий читает письмо о возврате, находит заказ, проверяет условия и отправляет клиенту ответ, записывая всё в таблицу.
Перенос данных из Microsoft Outlook в Microsoft SharePoint делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Такой сценарий можно запустить в Scriptera: задача описывается обычными словами, сборка и запуск — на стороне сервиса.