По расписанию сценарий проверяет Asana, по подходящим задачам сохраняет данные в Bitly, обновляет задачу и отправляет письмо через Mandrill.
Чтобы данные в Asana и Bitly всегда совпадали, их связывает готовый сценарий — изменения переносятся сами.
Настроить такую автоматизацию (Asana + Bitly) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.