По расписанию сценарий проверяет Asana, по подходящим задачам сохраняет данные в Yourls, обновляет задачу и отправляет письмо через Gmail.
Синхронизация Asana и Yourls настраивается готовым сценарием: обновления подхватываются автоматически.
Эту интеграцию Asana и Yourls можно запустить в Scriptera: опишите задачу словами — сценарий соберут, запустят и будут следить, чтобы он работал.