По расписанию сценарий проверяет Asana, по подходящим задачам сохраняет данные в Yourls, обновляет задачу и отправляет письмо через Mandrill.
Синхронизация Asana и Yourls настраивается готовым сценарием: обновления подхватываются автоматически.
Настроить такую автоматизацию (Asana + Yourls) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.