Сценарий по расписанию забирает новые задачи из первого HighLevel и создаёт их во втором. Два списка живут синхронно.
Чтобы данные в Flow и HighLevel всегда совпадали, их связывает готовый сценарий — изменения переносятся сами.
Настроить такую автоматизацию (Flow + HighLevel) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.