Новая строка в таблице становится заказом в магазине, клиенту уходит письмо, а статус в таблице обновляется сам.
Перенос данных из Strapi в cdek делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Такой сценарий можно запустить в Scriptera: задача описывается обычными словами, сборка и запуск — на стороне сервиса.