Бот записывает клиентов на приём прямо в переписке: смотрит свободное время в календаре, ставит запись и сохраняет данные клиента в таблицу.
Перенос данных из Microsoft Outlook в QuestDB делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Настроить такую автоматизацию (Microsoft Outlook + QuestDB) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.