Сценарий регулярно смотрит записи в HighLevel и заводит по ним задачи в HighLevel. Две системы живут в одном ритме.
Чтобы записи в HighLevel создавались из Trello без ручного ввода, достаточно готового сценария.
Эту интеграцию Trello и HighLevel можно запустить в Scriptera: опишите задачу словами — сценарий соберут, запустят и будут следить, чтобы он работал.