Как только запись встречи готова, сценарий скачивает её в cloudMailRu и добавляет тему, дату и ссылку строкой в Grist — получается поисковый архив.
Перенос данных из Grist в cloudMailRu делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Настроить такую автоматизацию (Grist + cloudMailRu) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.