Как только запись встречи готова, сценарий скачивает её в S3 и добавляет тему, дату и ссылку строкой в ServiceNow — получается поисковый архив.
Перенос данных из ServiceNow в S3 делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Настроить такую автоматизацию (ServiceNow + S3) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.