Сценарий ловит заполненную KoBoToolbox и отправляет уведомление в Vk — вам или клиенту. Реакция происходит сразу, не через почту.
Уведомления из KoBoToolbox в Vk настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Настроить такую автоматизацию (KoBoToolbox + Vk) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.