Как только с сайта приходит заявка, сценарий сообщает о ней команде в чат, сохраняет её в таблицу и отправляет клиенту письмо-подтверждение.
Лиды из vk передаются в Grist автоматически: сценарий подхватывает каждую заявку сразу после появления.
Настроить такую автоматизацию (vk + Grist) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.