Пришла заявка с сайта — сценарий сам отправляет письмо через Mandrill с данными клиента. Ответить можно сразу из ящика.
Чтобы заявки из KoBoToolbox сами попадали в Mandrill, достаточно готового сценария — без ручного переноса и потерь.
Настроить такую автоматизацию (KoBoToolbox + Mandrill) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.