Уведомления из mailRuBiz в KoBoToolbox настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Эту интеграцию mailRuBiz и KoBoToolbox можно запустить в Scriptera: опишите задачу словами — сценарий соберут, запустят и будут следить, чтобы он работал.