Клиент заполняет форму в KoBoToolbox — сценарий заводит контакт в Xero и присылает уведомление на Gmail.
Уведомления из Xero в KoBoToolbox настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Настроить такую автоматизацию (Xero + KoBoToolbox) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.