Каждая новая заявка из Form.io уходит сообщением в Pachca — вся команда видит её одновременно.
Уведомления из Form.io в Pachca настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Настроить такую автоматизацию (Form.io + Pachca) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.