Каждая новая заявка из Form.io уходит сообщением в Twake — вся команда видит её одновременно.
Уведомления из Form.io в Twake настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Настроить такую автоматизацию (Form.io + Twake) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.