Каждая новая заявка из JotForm уходит сообщением в Google Chat — вся команда видит её одновременно.
Уведомления из JotForm в Google Chat настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Такой сценарий можно запустить в Scriptera: задача описывается обычными словами, сборка и запуск — на стороне сервиса.