Каждая новая заявка из KoBoToolbox уходит сообщением в Carrot Quest — вся команда видит её одновременно.
Уведомления из KoBoToolbox в Carrot Quest настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Настроить такую автоматизацию (KoBoToolbox + Carrot Quest) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.