Каждая новая заявка из Wufoo уходит сообщением в Bot Help — вся команда видит её одновременно.
Уведомления из Wufoo в Bot Help настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Настроить такую автоматизацию (Wufoo + Bot Help) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.