Жилец заполняет форму, помощник определяет срочность, письмо уходит нужному мастеру, жилец получает подтверждение, а заявка попадает в таблицу.
Чтобы заявки из Gmail сами попадали в CrateDB, достаточно готового сценария — без ручного переноса и потерь.
Настроить такую автоматизацию (Gmail + CrateDB) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.