Заявка из формы попадает строкой в таблица с собственным номером, фото ремонта складываются в Keap, а жильцу и управляющему уходят письма с Mandrill.
Лиды из Keap передаются в Mandrill автоматически: сценарий подхватывает каждую заявку сразу после появления.
Настроить такую автоматизацию (Keap + Mandrill) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.