Каждая заявка с формы на сайте сразу приходит в мессенджер и записывается в таблицу — ничего не теряется.
Лиды из vk передаются в Grist автоматически: сценарий подхватывает каждую заявку сразу после появления.
Эту интеграцию vk и Grist можно запустить в Scriptera: опишите задачу словами — сценарий соберут, запустят и будут следить, чтобы он работал.