Каждая заявка с формы на сайте сразу приходит в мессенджер и записывается в таблицу — ничего не теряется.
Чтобы заявки из vk сами попадали в stepik, достаточно готового сценария — без ручного переноса и потерь.
Эту интеграцию vk и stepik можно запустить в Scriptera: опишите задачу словами — сценарий соберут, запустят и будут следить, чтобы он работал.