Каждая заявка с сайта сама попадает строкой в CrateDB, а команда сразу получает сообщение о ней в mangoOffice.
Уведомления из CrateDB в mangoOffice настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Настроить такую автоматизацию (CrateDB + mangoOffice) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.