Каждая заявка с сайта сама попадает строкой в Microsoft SQL, а команда сразу получает сообщение о ней в vkTeams.
Уведомления из Microsoft SQL в vkTeams настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Настроить такую автоматизацию (Microsoft SQL + vkTeams) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.