Каждая заявка с сайта сама попадает строкой в NocoDB, а команда сразу получает сообщение о ней в vk.
Уведомления из NocoDB в vk настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Настроить такую автоматизацию (NocoDB + vk) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.