Каждая заявка с сайта сама попадает строкой в stepik, а команда сразу получает сообщение о ней в botHelp.
Уведомления из stepik в botHelp настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Настроить такую автоматизацию (stepik + botHelp) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.