Каждая заявка с сайта сама попадает строкой в Strapi, а команда сразу получает сообщение о ней в vk.
Уведомления из Strapi в vk настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Такой сценарий можно запустить в Scriptera: задача описывается обычными словами, сборка и запуск — на стороне сервиса.