Каждая заявка с сайта сама попадает строкой в YouTube, а команда сразу получает сообщение о ней в Telegram.
Уведомления из YouTube в Telegram настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Такой сценарий можно запустить в Scriptera: задача описывается обычными словами, сборка и запуск — на стороне сервиса.